Een mediationtraject start met telefonische of schriftelijke aanmelding door een van de betrokken partijen, waarna er contact gelegd zal worden met de andere partij om een afspraak in te plannen op een voor ieder geschikt tijdstip.
De mediation begint vanaf het eerste gesprek. De partijen bepalen wat het doel is van het traject en de onderwerpen die besproken moeten worden. De mediator stuurt niet, maar begeleidt het proces om tot oplossing van het conflict te komen.
Een mediationgesprek duurt per keer 60 tot 90 minuten. Gemiddeld zijn er vijf gesprekken nodig om tot een passende oplossing te komen voor beide partijen.